Beschlussvorschlag:

1. Das Diepholzer Stadtarchiv wird in der im Sachverhalt dargestellten Form fortgeführt.

2. Die Stadt Diepholz schreibt die Stelle des Stadtarchivars für zwei Jahre befristet aus.

Sachverhalt:

Im Sommer 2017 wird der derzeitige Stadtarchivar in Rente gehen. Aufgrund des Ausscheidens und des aus Sicht der Verwaltung gegebenen Strukturierungsbedarfes hat im Winter 2016 ein zunächst interner Prozess zur Neustrukturierung des Stadtarchives begonnen, dessen erste Zwischenergebnisse im Fachausschuss für Bildung und Kultur am 16.2.2017 vorgestellt wurden.

Derzeit ist das Stadtarchiv in einem für Außenstehende nicht erkennbaren Struktur geführt. Es werden neben Verwaltungsunterlagen, alten Plänen und Plakaten auch Bücher, Chroniken von anderen Verwaltungseinheiten, Kunst- und Bildbände, Lexika, Telefonbücher und Personenstandsregister, usw. gesammelt. Die für die Erfassung der Bestände beschaffte Software wird nicht flächendeckend genutzt, bzw. wurde nicht laufend aktualisiert.

Aufgrund des Bedarfes zur Umstrukturierung wurde das Niedersächsische Landesarchiv um eine fachliche Beratung gebeten. In einem Vorort-Termin im Rathaus konnte durch die Standortleitung des Landesarchives Hannover festgestellt werden, dass das Stadtarchiv in der derzeitigen Struktur nicht komplett arbeitsfähig ist und nicht den archivrechtlichen Anforderungen entspricht.

In § 2 Absatz 2 des Niedersächsischen Archivgesetztes heißt es „Archivgut ist das Schriftgut, das von bleibendem Wert für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen oder für die Forschung ist.“ Nach Auskunft der leitenden Mitarbeiterin des Landesarchives bedeutet das, dass nur Unikate in einem Archiv zu verwahren sind.

Für die Stadt Diepholz werden folgende Schritte einzuhalten sein:

1. Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge im Rahmen der laufenden Verwaltungsarbeit gemäß des gültigen Aktenplans („Registratur“)

2. Überführung aller Verwaltungsvorgänge nach inhaltlichem Abschluss in einen zentralen Raum („Altregistratur“)

3. Überführung der relevanten Verwaltungsvorgänge nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in das Stadtarchiv („Archiv“)

Die Überführung der Vorgänge in das Archiv bedeutet eine Zusammenarbeit der Verwaltungseinheiten mit einem Archivar, der die Vorgänge auf historische Relevanz überprüft. Nach Aussage der leitenden Mitarbeiterin des Landesarchives sind in der Regel nur 1 – 5 Prozent aller Verwaltungsvorgänge archivwürdig.

Als nächste Schritte sind somit geplant:

1. Sortieren des Bestandes nach Archivrelevanz

2. Erfassung der derzeitigen Bestände im dafür vorgesehenen Programm Arcinsys

3. Überführung der Bestände aus der Altregistratur in das Stadtarchiv

4. Erfassung der neuen Bestände im dafür vorgesehenen Programm Arcinsys

5. Fortführung des Stadtarchives im Regelbetrieb

Die Bestände der Bücherei im Stadtarchiv werden in Abstimmung mit der Leitung der Mediothek in den Bestand der Mediothek überführt, dort katalogisiert und in einem Magazinbereich im Rathaus verwahrt. Die Bücherei wird zukünftig nicht mehr Bestandteil des Stadtarchives sein, da Bücher kein Archivgut im eigentlichen Sinne darstellen.

Nach Einschätzung der leitenden Mitarbeiterin des Landesarchives werden die beschriebenen Schritte rund ein Jahr in Anspruch nehmen, sodass eine erfolgreiche Einführung der neuen Struktur erst nach zwei Jahren evaluiert werden kann. Aus diesem Grund wird eine befristete Ausschreibung der Stelle vorgeschlagen.

Aufgrund des zeitgleichen Ausscheidens des Stelleninhabers beim Landkreis Diepholz wurden Abstimmungsgespräche mit dem Landkreis geführt. Auch der Landkreis Diepholz hat ähnlich gelagerte Fragestellungen zu beantworten und wird das Kreisarchiv nach bisheriger Aussage zukünftig auch als reines Verwaltungsarchiv in der beschriebenen Form fortführen und hierzu befristet für zwei Jahre die Stelle des Kreisarchivars ausschreiben. Im Rahmen der Personalauswahl soll eine enge Abstimmung mit dem Landkreis Diepholz erfolgen, um mögliche Synergieeffekte zu nutzen.

Finanzierung:

Keine finanziellen Auswirkungen.

Anlagen:

keine